業務代表與業務主管關心的 CRM 報表,與背後的原因


CRM 平台上有許多來自業務與其他系統彙整的資料,透過檢視 (View) 與報表工具 (Report Tools),可以快速整理過濾資料,將自己先前紀錄的資料,加以分析,協助找出突破業績的盲點。

對於業務主管,CRM 平台可以將麾下的業務資料統計整理,挑出重點做機會管理,並且隨時掌握業務狀況,不必等到週報會議才發現狀況。

我根據 Salesforce.com 的 BEST PRACTICES: Sales & Marketing Overview5 Sales Reports Every Sales Manager Should Be ReviewingSales reports every sales manager should be reviewing4 Sales Reports For Successful Sales Managers、等來源,與本身擔任原廠國外業務、代理商通路業務、與 CRM 導入經驗,整理出必備的業務報表,並且說明背後的原因:

業務代表關注 Action Plan 的規劃設計

業務代表需要安排每週行程,有每季要達到的業績目標。相對於偏向紀錄報告的業務週報,Action Plan 更強調事前規劃。推動業績成長的關鍵在於善用資源分配,讓投入的時間與資源可以有效推動機會銷售階段前進。

商機狀態的數量、狀態、與轉換率

將特定時間範圍建立的商機根據各自的狀態、來源,繪製堆疊直條圖 銷售漏斗

對於業務代表,它可以比較分析不同來源的商機數量與轉換率品質,在設計個人 Action plan 的時候,作為投入資源的分配參考。要特別注意商機壽命,一般來說,應該優先關注在新商機,因為有興趣的機會比較大。

銷售管線的數量、銷售階段、與贏率

機會根據各自的銷售階段,繪製堆疊直條圖銷售漏斗

通路業務可以加上對代理商與經銷商的分析,統計各自機會銷售階段數字,與結案金額。利用貢獻度與事先設定的經營策略,調整投入資源。

逐項審視錯過的機會

列出所有銷售階段為失去 (Lost) 的機會

唐太宗曾說:「以史為鏡,可以知興衰」。對於有如實紀錄與思考 BANT 的業務,在面對自己失去的機會,擁有許多寶貴的資訊,判斷是預算太低?沒有掌握決策關鍵人?未能打到客戶痛點?或是時程無法配合?這些思考過程,都有助於完善設計自己的 Action Plan,提高贏率

找出忽略關心的客戶與機會

根據上次更新與最近完成的工作,找出在特定時間範圍內沒有聯繫的客戶與機會

當業務需要管理的機會數量增加,越容易出現忽略關心的漏網之魚,失去掌握,讓競爭對手有可乘之隙。只要主動紀錄每次與客戶的互動,透過系統協助,輕鬆降低這類可以事先避免的失誤。

業務主管透過訓練與分析帶動團隊績效

業務主管可以隨時利用 CRM 從不同的面相分析機會、試算業務預測、與掌握機會的進度與細節。如果有足夠的即時資訊與 Action Plan,也可以降低 Micromanagement 的介入。並且利用系統的銷售方法論實施業務訓練,提升業務能力。

除了業務代表關心的報表,另外還有:

業務活動量

利用矩陣統計各個業務的不同類型的活動,例如電話、拜訪、會議、Email,繪製堆疊直條圖銷售漏斗

根據數量判斷行為傾向,瞭解時間分配。太忙碌要考慮增加人手,太閒要深究背後的原因。

業績、結案數量的排行榜

排序每個業務代表贏得的機會數量與業績。

找出績效優良的業務,與表現不佳的人員,探索背後的原因。有時不一定是業務技巧,也可能與產品線、經銷代理分配有關。

根據時間的趨勢比較結案數量、金額、產品銷售、與贏率

利用 Year-To-Year、Month-To-Month、Year-To-Date、Month-To-Date 進行比較。

將過去同一時期設定為基準線進行比較,可以判斷目前的狀態是否達到之前的水準;比較從特定時間點至今為止的成果,可以追蹤進度,及時調整。

即使在機會中沒有產品項目,也可以根據類型分析。

Reference

  1. BANT
  2. Conversion Rate 轉換率
  3. InsightSquared: 4 Sales Reports For Successful Sales Managers
  4. Lead 商機
  5. Microsoft: 堆疊直條圖
  6. Opportunity 機會
  7. Opportunity Management 機會管理
  8. Sales & Marketing Management: 5 Sales Reports Every Sales Manager Should Be Reviewing
  9. Sales Coaching 業務訓練
  10. Sales Forecast 業務預測
  11. Sales Funnel 銷售漏斗
  12. Sales Pipeline 銷售管線
  13. Sales Stage 銷售階段
  14. Salesforce.com: BEST PRACTICES: Sales & Marketing Overview
  15. SlideShare: Sales reports every sales manager should be reviewing
  16. Wiki: Action plan
  17. Wiki: Micromanagement
  18. Win Rate 贏率
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